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일본어 비즈니스 이메일의 기초

여러분은 평소 한 달에 몇 통의 이메일을 작성하시나요?
아마 많은 사람들이 이메일 주소는 가지고 있지만 실제로 이메일을 작성하는 것은 드물 거라고 생각합니다.
다들 아시다시피 이유는 간단합니다.

라인, 카카오톡, 행아웃, 위챗, 디스코드, 레이드콜.
현재 이외에도 수 십 종의 메신저들이 있고, 이 메신저들은 대부분의 업무를 이메일이 아니라 메시지 몇 줄로 대체하게 해주었습니다. 이건 마치 종이 쓴 손편지가 이메일이 등장하면서부터 점차 보기 드물게 된 것과 비슷하다고 할 수 있습니다.

이런 시대적 흐름에도 불구하고 거의 대부분의 비즈니스적인 업무는 많은 회사 사이에서 이메일로 이루어집니다.

사회 초년생분들은 이런 이메일 작성에 거부감을 느끼지 않을까 합니다. 막연하거나 답답하기도 할 것 같네요. 그런 분들을 위해서 이 블로그에 제가 일본에서 일하면서 2년 동안 주 업무로 했던 일본어 비즈니스 이메일 작성의 기초에 대해 포스팅을 해볼까 합니다.

서론은 이쯤 하고, 이제 일본어 비즈니스 이메일에 대해 알아봅시다.

일본은 매뉴얼이 없으면 일을 못 하는 나라로 유명합니다. 물론 이건 이른바 버려진 세대라고 곧잘 회자되는 유토리 세대 때문에 그렇게 된 것도 있겠지만, 이 나라에서 일을 하다 보면 모든 사람들이 매뉴얼을 적극 활용하고 있음을 알 수 있습니다.

그러다보니 일본어 비즈니스 이메일에서도 보편적으로 사용되는 매뉴얼, 다시 말해 “양식”이 있습니다.

그 규칙들을 나열해보자면 이런 것들이 있습니다.

  • 첫 번째 줄에는 반드시 회사명이 들어간다.
  • 두 번째 줄에는 반드시 담당자의 이름 또는 ご担当者様를 적는다.
    (회사에 따라 첫 번째 줄에 모두 기입하는 경우도 있다)
  • 한 줄 ~ 두 줄을 개행하고(회사마다 기준이 다름) 본문을 시작한다.
  • 하나의 행에는 반드시 35자 이내로 작성한다.
  • 하나의 문단은 3줄을 넘기지 않는다.
  • (회사에 따라) 반각 글자와 전각 글자 사이에는 반드시 반각 공백을 넣는다.
  • 첫 문단은 반드시 인사말이 들어간다.
  • 두 번째 문단은 반드시 상대방의 용건 확인 또는 자신의 용건을 적는다.
  • 세 번째 문단부터 그 이후로는 추가적인 정보가 있다면 적고,
    만약 별달리 없다면 “이상, 잘부탁드립니다”와 같은 맺음말을 적는다.
  • 자신의 서명을 반드시 이메일 하단에 남긴다.
  • 서명의 하단에는 잘못 발송할 것에 대비한 “만약 이 이메일이 잘못 전송되었다면 송신자에게 답장으로 알려주시고 본 메일은 삭제해주시기 바랍니다.”를 기입한다.

회사에 따라 세세한 내용은 다를 수 있지만 대부분의 경우에서 반드시 지켜지는 것은 아래와 같습니다.

  • 첫 번째 줄에는 반드시 상대 회사명이 들어간다.
  • 하나의 행에는 반드시 35자 이내로 작성한다.
  • 하나의 문단은 3줄을 넘기지 않는다.
  • 첫 문단은 반드시 인사말이 들어간다.
  • 세 번째 문단부터 그 이후로는 추가적인 정보가 있다면 적고,
  • 만약 별달리 없다면 “이상, 잘부탁드립니다”와 같은 맺음말을 적는다.
  • 자신의 서명을 반드시 이메일 하단에 남긴다.

이렇게만 보면 잘 모르겠죠? 그래서 샘플을 하나 작성해서 도대체 이런 규칙들을 다 지킨 이메일이 어떻게 보이는지 보여드리도록 하겠습니다.

상황을 설정해보도록 하겠습니다.
A 출판 주식회사(A出版 株式会社)의 斉藤가 유명 만화의 전자책 버전을 모바일 북스토어에 업로드했지만, 인쇄 방향이 의도한 바와 다르게 반대로 되었다고(일본은 오른쪽에서 왼쪽으로 읽으므로 왼쪽에서 오른쪽으로 넘기게 되었다고 가정) 해보겠습니다. 그리고 전자책의 모바일 북스토어를 관리하고 있는 담당자에게 이 문제의 해결을 위해서 인쇄 방향을 변경하는 방법에 대해 질문을 합니다.

モバイル ブックストア
ご担当者 様


いつもお世話になっております。
A出版 株式会社の斉藤でございます。

本日、有名漫画の電子書籍版を
モバイル ブックストアにアップロードいたしました。

しかし、綴じ方向が左から右に設定され、
多くのお客様よりご指摘を受けております。

臨時的な対策として該当書籍はストアで
販売を一時中止させていただきました。

該当書籍の綴じ方向を正す方法を
ご教示くださいますと幸いでございます。

以上、よろしくお願いいたします。


A出版 株式会社
斉藤

일본어 비즈니스 이메일 샘플

모바일 환경에서 위의 샘플을 보시는 분들은 어쩌면 문장이 깔끔하게 한 줄에서 끝나지 않고 몇 글자가 아랫줄로 개행될지도 모르겠습니다. 하지만 PC화면으로 보시면 문장이 깔끔하게 잘 정돈되어 있는 것을 알 수 있을 것입니다.

이러한 양식이 바로 일본에서 사용되는 비즈니스 이메일의 양식입니다.

이 양식은 생각보다 호환성이 좋아서 한국어 비즈니스 이메일에 사용해도 깔끔하게 보입니다. 아래의 예시를 같이 한 번 봅시다.

모바일 북스토어


담당자님 안녕하세요.
A출판 주식회사 김철수입니다.

오늘 유명 만화작품의 전자책 버전을
모바일 북스토어에 업로드했습니다.

그런데 인쇄 방향이 일반적이지 않은 순서로 적용되어
많은 고객님들로부터 클레임이 발생하고 있습니다.

임시방편으로 해당 전자책은 스토어에서
판매를 일시적으로 중지 처리하였습니다.

이 문제를 해결할 수 있는 방법을 알려주실 수 있을까요?

감사합니다.


A출판 주식회사
김철수

일본어 비즈니스 이메일 형식이 한국어 비즈니스 이메일에 적용된다면

이 양식을 지켜서 이메일을 작성하면 발신자가 어떤 상황에 처해있는지, 그리고 어떤 조치를 취해주기를 원하는지를 수신자가 간단 명확하게 파악할 수 있습니다. 그래서 꼭 일본어로 비즈니스 일본어를 작성하는 것이 아니라고 하더라도, 이메일로 비즈니스 목적의 내용을 발송할 때 어떻게 작성해야하는지에 대한 좋은 일례라고 생각해볼 수 있겠습니다.

이번 포스팅에서는 일본의 비즈니스 이메일이 어떤 형식을 취하고 있는지 알아보았습니다.

이 포스팅에서 보여드린 양식을 지키신다면 한국어, 일본어 가리지 않고 비즈니스 이메일을 깔끔하게 작성하실 수 있을 것입니다. 하지만 이러한 양식을 지킨다고 하더라도 내용을 어떻게 작성하느냐에 따라서 전달력이나 문장의 의미가 달라질 수 있습니다.

다음 포스팅에서는 비즈니스 이메일에서 사용하기에 적절한 문장 구성을 알아보도록 하겠습니다.

감사합니다.

카테고리:미분류

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